What is QBoard?

QBoard is a real-time housekeeping room status board built for independent hotel operators.

It gives housekeeping teams, supervisors, and front desk staff a live shared view of every room on the property — what needs cleaning, who is cleaning it, what is done, and what is ready for guests — all from any device, no app download required.

Room Status

Room Status is shown by the colored ribbon on the left side of every card. It reflects the current housekeeping state of the room.

Reservation Status

Reservation Status is shown in the dashed badge on each card. It reflects the guest occupancy state of the room and helps housekeeping know what type of service is needed.

Service Status

Service Status reflects what is actively happening to a room at any given moment — cleaning progress, inspection progress, or a guest interaction. These events appear on the card icon and in the activity log. DND and Service Declined do not persist to the next day; all others clear at the midnight reset.

Reading Your Room Card

Every room on the board shows as a card. Here is what each part of the card means.

• 1Checkbox — bulk select (Supervisor and Manager only)
• 2Room Number
• 3Options Menu — room actions and activity log
• 4Room Type
• 5Status Ribbon — current housekeeping status of the room
• 6Notes Indicator — shows when a room has notes
• 7Reservation Badge — reservation status of the room
• 8Service Status — current cleaning or inspection activity
• 9Assigned Attendant

Logging In

Open the browser on your phone and go to qboard.smallhospitality.com. You will see a login screen asking for your Property Code and your PIN.

• 1Enter the Property Code given to you by your manager (example: SH-1357).
• 2Enter your personal PIN number.
• 3Tap Log In. You will go straight to your assigned rooms.

Your Room Cards

Each room you are assigned appears as a card on your board. Tap any card to see your full-screen action buttons.

Your board — rooms assigned to you

Tap a card — action buttons appear

Ribbon colors explained:

Reservation badge guide:

Your Buttons

The buttons on your cards change based on the room's current state. You will only ever see the buttons that apply to where that room is right now.

Room State	Buttons You See
Unstarted (room assigned, cleaning not begun)	Start Cleaning Refused Service DND
In Progress (you tapped Start Cleaning)	Complete Cleaning Stop
Stopped (you tapped Stop)	Resume Cleaning
Completed (cleaning done)	No buttons. The ribbon turns blue. Room is waiting for supervisor inspection.
Inspected (supervisor approved)	No buttons. The full card turns green.

Starting a Room

When you are ready to clean a room, tap . The ribbon on the card stays red but your progress timer begins recording.

Confirmation prompts: Some rooms will show a confirmation before cleaning starts:

Completing a Room

When you finish cleaning, tap . The ribbon changes to blue and the room moves to your supervisor's inspection queue.

Stopping and Resuming

If you need to step away from a room mid-clean (supply run, break, answering a question), tap . The room is paused — no time is lost.

When you come back, tap to pick up where you left off.

DND & Refused Service

Sometimes a guest does not want housekeeping. There are two ways to record this:

• DND — The Do Not Disturb sign is on the door. Tap to log it and move on. Your supervisor sees it in the report.
• Refused Service — You knocked, a guest answered, and they said no thank you. Tap to log the interaction.

Working Offline

QBoard works even without a signal. If your phone loses internet in a stairwell, laundry room, or corner of the building, your taps are saved locally and sync automatically the moment you reconnect.

You will see a small offline indicator when you are not connected. Everything you do while offline is queued and will upload once signal returns. You do not need to do anything — it happens automatically.

Logging In

Open qboard.smallhospitality.com on your computer or phone.

• 1Enter the Property Code given to you by your manager (example: SH-1357).
• 2Enter your personal PIN number.
• 3Tap Log In. You will see the full room board — every room, every floor.

Reading the Board

The board shows all rooms in a grid. Each card tells you the current state of that room at a glance.

As front desk, you have full read access to the board. You can see who each room is assigned to, what the cleaning status is, and what the reservation status shows. This lets you answer guest questions and coordinate with housekeeping without calling anyone.

Status Legend

Room Status — shown by the ribbon on the left side of each card:

Reservation status — shown in the dashed badge on each card:

Filters

Two filter dropdowns sit above the room grid. Use them to narrow the board to exactly what you need without scrolling through every card.

Filters stack — you can select a floor AND a status at the same time (e.g. Floor 2 + Dirty shows only dirty rooms on floor two). Tap Clear to reset both filters at once.

Updating Reservation Status

This is your primary action in QBoard. As guests check in and out, keep the reservation status current so housekeeping always knows what type of service each room needs.

• 1Tap the room card to open its reservation panel.
• 2Under Reservation Status, tap the new status: C/I, C/O, S/O, or D/O.
• 3The card updates instantly — the badge on the board changes in real time for the whole team.

Bulk Reservation Update

When you need to update multiple rooms at once — for example, switching several S/O rooms to C/O after a group checkout — use the bulk selector instead of tapping each card individually.

• 1Tap the checkbox in the top-left corner of each room card you want to update. You can select as many as needed.
• 2The floating action bar appears at the bottom of the screen as soon as a room is selected.
• 3Tap Set Reservation Status and choose the new status (C/I, C/O, S/O, or D/O).
• 4All selected rooms update instantly.

Logging In

Open qboard.smallhospitality.com on your phone or computer.

• 1Enter the Property Code given to you by your manager (example: SH-1357).
• 2Enter your personal PIN number.
• 3Tap Log In. You will see the full board with the Staff Summary Bar, bulk-select checkboxes on every card, and the three-dot menu on each card.

Morning Setup — Setting Due Out Rooms

Every morning at 1:00 AM, QBoard automatically resets. All rooms where a guest was checked in (C/I) the night before are flipped to S/O (Stay Over). This means QBoard starts each day assuming every occupied room is staying another night.

Your first task of the morning is to cross-reference your PMS departure report and update the rooms that are actually checking out today from S/O to D/O (Due Out). This tells your attendants which rooms need a full turnover clean instead of a light make-up service.

• 1Pull your departure report from the PMS — this is the list of guests checking out today.
• 2On the QBoard board, use the checkboxes to select all the rooms on your departure list.
• 3In the floating bar, tap Set Reservation Status and choose D/O. Also update any S/O rooms where the guest has specifically requested service.
• 4Now assign rooms to your attendants — use the checkboxes to select rooms and tap Assign Rooms To in the floating bar. See Assigning Rooms for the full steps.
• 5Once assigned, each attendant sees their cards on their phone — S/O rooms show as make-up service, D/O rooms show as full turnover. Rooms not assigned to them will not appear on their screen.

Staff Summary Bar

At the top of your board, above the filters, you see a live summary of every attendant on duty:

• Attendant name
• How many rooms they are assigned
• How many are completed
• Their current activity (cleaning, stopped, idle)

This gives you a floor-level view of your team's progress without walking every hallway.

Card Timer

When an attendant taps Start Cleaning, a timer begins on their card — visible to you on the board in real time. The timer shows how long that room has been in progress.

Use the timer to spot rooms that have been in progress unusually long so you can check in with your attendant before it becomes a problem.

Assigning Rooms to Attendants

Every card has a checkbox in the top-left corner. Use these to select rooms, then use the floating bar at the bottom to assign them.

• 1Tap the checkbox on each room you want to assign. You can select as many as you need.
• 2The floating action bar appears at the bottom of the screen as soon as a room is selected.
• 3Tap Assign Rooms To and select the attendant from the list.
• 4The rooms are assigned instantly — they appear on that attendant's screen right away.

Unassigned Rooms

At the start of every shift, all rooms show Unassigned at the bottom of their card. This means no attendant has been assigned to that room yet — it will not appear on any attendant's screen until you assign it.

The message at the top of the board reads "No rooms currently assigned to staff" until at least one room is assigned. This is your prompt to begin the morning setup.

Inspecting a Room

When an attendant completes cleaning, their room ribbon turns blue. That is your signal to inspect.

• 1Find a room with a CLEAN ribbon on the board.
• 2Tap the three-dot button (⋮) on the card to open the room panel.
• 3Under Inspection, tap Inspection Started.
• 4Walk the room. Check linens, amenities, fixtures.
• 5Tap Inspection Completed if the room passes. The card turns full green — INSPECTED.

Bulk Actions

Select multiple rooms using the checkboxes at the top-left of each card, then use the floating bar at the bottom to act on all of them at once.

Conflict override modal

When a bulk action conflicts with some rooms (for example, you try to set a room to Clean that is already Inspected), a conflict window appears before anything is changed. It lists every room that has a conflict and gives you two choices:

• Skip these rooms — applies the action only to the rooms without conflicts, leaves the conflicting rooms untouched.
• Override all — applies the action to every selected room, including the ones with conflicts. All overrides are logged with your name, a timestamp, and flagged as an override in the daily report.

Overriding a Single Room's Status

You can manually set any room to any status directly from the room panel. This is useful when a room's status does not match reality — for example, a room marked Inspected that needs re-cleaning.

• 1Tap the three-dot (⋮) on the card.
• 2Under Status Manual Override, choose the correct status.
• 3Confirm the change. The card updates immediately and the override is logged with your name and a timestamp.

Printing the Room Attendant Board

You can print a physical copy of the housekeeping board at any time — useful for properties that hand paper assignments to attendants at the start of a shift.

• 1Tap Reports in the top navigation bar.
• 2Select the Room Attendant Board tab.
• 3Choose your print option:

Include unassigned rooms: A checkbox above the print buttons (checked by default) controls whether unassigned rooms appear in the printed output. Uncheck it to print only rooms that have been assigned to an attendant.

Room Activity Log

Every action taken on a room is recorded — who did it, what they did, and exactly when.

• 1Tap the three-dot (⋮) on any card.
• 2Scroll to the bottom of the panel to find the Activity Log.
• 3The log shows every status change, override, assignment, and note for that room — newest entries at the top.

Logging In

Managers log in with an email address and password, not a PIN.

• 1Go to qboard.smallhospitality.com.
• 2Enter your Property Code.
• 3Tap "Property Admin / Manager? Sign in with email" at the bottom of the screen.
• 4Enter your email address and password, then tap Log In.

Supervisor Tools

Managers have all supervisor permissions — assign rooms, inspect, bulk-select with conflict override, override status, add and resolve notes, and view the activity log. See the Housekeeping Supervisor section for the full guide on each of those features.

Filters

Two filter dropdowns sit above the room grid. Use them to narrow the board to exactly the rooms you need.

Filters stack — Floor 2 + Dirty shows only dirty rooms on floor two. Tap Clear to reset both at once.

Out of Order Rooms

Only managers can mark a room Out of Order. Use this when a room has a maintenance issue that makes it unavailable for guests.

• 1Tap the three-dot (⋮) on the room card.
• 2Under Status Manual Override, select Out of Order.
• 3Confirm. The card turns very dark and the room is removed from the active housekeeping queue.

To clear an OOO room, open the panel again and override the status back to Dirty or the correct current state.

Reset a Room

Reset Room returns a room to a complete clean slate. Use it when a room's status is incorrect and needs to start fresh, or when mid-day corrections are needed.

What Reset Room clears:

• Reservation status → set to C/O (Checked Out)
• Cleaning status → set to Dirty
• Staff assignment → cleared
• Notes → cleared
• All cleaning progress and timestamps → cleared

• 1Tap the three-dot (⋮) on the room card.
• 2Scroll to the Utilities section at the bottom of the panel.
• 3Tap Reset Room (shown in red).
• 4Read the confirmation and tap Confirm to proceed. This cannot be undone.

Reports

Tap Reports in the top navigation bar to open the reports screen. Reports give you a full record of every room's activity for any selected day.

Admin Panel — Property Setup

Tap Admin in the top navigation bar to open the Property Admin Panel. Manager is the highest role in QBoard — there is no separate super-admin account. The panel has three sections:

1. Property Info

Displays your property name, property code, and timezone. These fields are set during onboarding and are read-only inside QBoard. The timezone controls when the 1:00 AM midnight reset runs each night. To update your property name or timezone after onboarding, contact Small Hospitality support.

2. Room Configuration

Add, edit, or remove rooms from your property. Each room has three fields:

• Room # or Range — enter a single room number (e.g. 205) or a range (e.g. 101-110) to add multiple rooms at once. All rooms in the range will be created with the same type and floor/section.
• Type — bed type shown below the room number on every card: King, Queen, Double, or Suite
• Floor / Section — used by the floor filter on the board. Enter a number (2) for a floor, or a label (North Wing, Pool Side) for a section of the property. Whatever you enter here becomes a filter option on the board.

• 1Enter the room number or range (101-110), select the type, and enter the floor or section name.
• 2Tap Add Room(s). All rooms appear on the board immediately.
• 3To edit a room's type or floor/section, tap the edit icon on that row in the table.
• 4To remove a room, tap the delete icon. This is permanent and cannot be undone.

3. Staff Management

Add, edit roles, or remove staff members. Each staff account has:

• Name — displayed on the board and in reports
• Role — Room Attendant, Front Desk, Housekeeping Supervisor, or Housekeeping Manager/Admin
• 4-digit PIN — what the staff member enters to log in. Manager accounts created here log in by PIN, not email.

• 1Fill in the name, select a role, and enter a 4-digit PIN in the Add Staff fields.
• 2Tap Add Staff. The account is active immediately.
• 3To change a staff member's role, tap the edit icon on their card and select the new role.
• 4To reset a staff member's PIN, tap the edit icon on their card, enter the new 4-digit PIN, and save. They can use the new PIN immediately.
• 5To remove a staff member, tap the remove icon on their card. Their past activity remains in reports.

Data Retention & Purge

QBoard keeps a rolling 30-day history of activity. After that, a purge process begins.

What Are Notes

Notes let anyone on the team attach a text reminder or instruction to a specific room — extra pillows needed, maintenance follow-up, a VIP guest request. Notes appear as an icon on the room card and in the room panel for everyone to see.

Any role can add a note. Supervisors and managers can resolve notes. Notes are not cleared at midnight — they persist until manually resolved or until a manager resets the room.

Adding a Note

• 1Tap the three-dot (⋮) on the room card to open the room panel. (Room Attendants: tap the notepad tile on your card.)
• 2Find the Notes section and tap Add Note.
• 3Type your note and save. A notepad icon appears on the card to signal an active note.

Note Icon States on the Card

Icon	Meaning
—	No notes on this room
	Room has notes — all unresolved
✓	Room has notes — some resolved, some still open
✓	Room has notes — all resolved

Resolving Notes

Supervisors and managers can mark a note resolved once the request or issue has been handled.

• 1Tap the three-dot (⋮) on the card to open the room panel.
• 2Find the note and tap Resolve.
• 3The note is kept in the activity log but no longer shows as active on the card.

¿Qué es QBoard?

QBoard es un tablero de estado de habitaciones de housekeeping en tiempo real, creado para operadores de hoteles independientes.

Le da a los equipos de limpieza, supervisores y personal de recepción una vista compartida en vivo de cada habitación de la propiedad — qué necesita limpieza, quién la está limpiando, qué está terminado y qué está listo para los huéspedes — todo desde cualquier dispositivo, sin necesidad de descargar una aplicación.

Estado de la Habitación

El Estado de la Habitación se muestra con la cinta de color en el lado izquierdo de cada tarjeta. Refleja el estado actual de limpieza de la habitación.

Estado de la Reserva

El Estado de la Reserva se muestra en la insignia punteada de cada tarjeta. Refleja el estado de ocupación del huésped en la habitación y ayuda a housekeeping a saber qué tipo de servicio se necesita.

Estado del Servicio

El Estado del Servicio refleja lo que está sucediendo activamente en una habitación en un momento dado — progreso de limpieza, progreso de inspección o una interacción con el huésped. Estos eventos aparecen en el ícono de la tarjeta y en el registro de actividad. No Molestar y Servicio Rechazado no persisten al día siguiente; todos los demás se borran en el reinicio de medianoche.

Cómo Leer Tu Tarjeta de Habitación

Cada habitación en el tablero se muestra como una tarjeta. Esto es lo que significa cada parte de la tarjeta.

• 1Casilla — selección múltiple (solo Supervisor y Gerente)
• 2Número de Habitación
• 3Menú de Opciones — acciones de la habitación y registro de actividad
• 4Tipo de Habitación
• 5Cinta de Estado — estado actual de limpieza de la habitación
• 6Indicador de Notas — se muestra cuando una habitación tiene notas
• 7Insignia de Reserva — estado de la reserva de la habitación
• 8Estado del Servicio — actividad actual de limpieza o inspección
• 9Camarista Asignada

Iniciar Sesión

Abre el navegador en tu teléfono y ve a qboard.smallhospitality.com. Verás una pantalla de inicio de sesión que pide tu Código de Propiedad y tu PIN.

• 1Ingresa el Código de Propiedad que te dio tu gerente (ejemplo: SH-1357).
• 2Ingresa tu número de PIN personal.
• 3Toca Iniciar Sesión. Irás directo a tus habitaciones asignadas.

Tus Tarjetas de Habitación

Cada habitación que tienes asignada aparece como una tarjeta en tu tablero. Toca cualquier tarjeta para ver tus botones de acción en pantalla completa.

Tu tablero — habitaciones asignadas a ti

Toca una tarjeta — aparecen los botones de acción

Explicación de los colores de la cinta:

Guía de la insignia de reserva:

Tus Botones

Los botones en tus tarjetas cambian según el estado actual de la habitación. Solo verás los botones que aplican al estado actual de esa habitación.

Estado de la Habitación	Botones que Ves
No Iniciada (habitación asignada, limpieza no iniciada)	Iniciar Limpieza Servicio Rechazado No Molestar
En Progreso (tocaste Iniciar Limpieza)	Completar Limpieza Detener
Detenida (tocaste Detener)	Reanudar Limpieza
Completada (limpieza terminada)	Sin botones. La cinta se pone azul. La habitación espera la inspección del supervisor.
Inspeccionada (aprobada por el supervisor)	Sin botones. Toda la tarjeta se pone verde.

Iniciar una Habitación

Cuando estés lista para limpiar una habitación, toca . La cinta de la tarjeta se mantiene roja, pero tu temporizador de progreso comienza a registrar.

Mensajes de confirmación: Algunas habitaciones mostrarán una confirmación antes de que comience la limpieza:

Completar una Habitación

Cuando termines de limpiar, toca . La cinta cambia a azul y la habitación pasa a la cola de inspección de tu supervisor.

Detener y Reanudar

Si necesitas alejarte de una habitación a mitad de la limpieza (buscar suministros, descanso, responder una pregunta), toca . La habitación se pausa — no se pierde tiempo.

Cuando regreses, toca para continuar donde te quedaste.

No Molestar y Servicio Rechazado

A veces un huésped no quiere el servicio de limpieza. Hay dos formas de registrar esto:

• No Molestar — El aviso de No Molestar está en la puerta. Toca para registrarlo y continuar. Tu supervisor lo ve en el reporte.
• Servicio Rechazado — Tocaste la puerta, un huésped respondió y dijo que no, gracias. Toca para registrar la interacción.

Trabajar Sin Conexión

QBoard funciona incluso sin señal. Si tu teléfono pierde internet en una escalera, cuarto de lavandería o rincón del edificio, tus acciones se guardan localmente y se sincronizan automáticamente en cuanto te reconectes.

Verás un pequeño indicador de sin conexión cuando no estés conectada. Todo lo que hagas sin conexión queda en espera y se subirá cuando vuelva la señal. No necesitas hacer nada — sucede automáticamente.

Iniciar Sesión

Abre qboard.smallhospitality.com en tu computadora o teléfono.

• 1Ingresa el Código de Propiedad que te dio tu gerente (ejemplo: SH-1357).
• 2Ingresa tu número de PIN personal.
• 3Toca Iniciar Sesión. Verás el tablero completo de habitaciones — cada habitación, cada piso.

Leer el Tablero

El tablero muestra todas las habitaciones en una cuadrícula. Cada tarjeta te dice de un vistazo el estado actual de esa habitación.

Como recepción, tienes acceso completo de lectura al tablero. Puedes ver a quién está asignada cada habitación, cuál es el estado de limpieza y qué muestra el estado de la reserva. Esto te permite responder preguntas de los huéspedes y coordinar con housekeeping sin llamar a nadie.

Leyenda de Estados

Estado de la Habitación — se muestra con la cinta en el lado izquierdo de cada tarjeta:

Estado de la reserva — se muestra en la insignia punteada de cada tarjeta:

Filtros

Dos menús desplegables de filtro están sobre la cuadrícula de habitaciones. Úsalos para reducir el tablero exactamente a lo que necesitas sin desplazarte por cada tarjeta.

Los filtros se combinan — puedes seleccionar un piso Y un estado al mismo tiempo (por ejemplo, Piso 2 + Sucia muestra solo las habitaciones sucias del segundo piso). Toca Borrar Filtros para restablecer ambos filtros a la vez.

Actualizar el Estado de la Reserva

Esta es tu acción principal en QBoard. A medida que los huéspedes hacen check-in y check-out, mantén el estado de la reserva actualizado para que housekeeping siempre sepa qué tipo de servicio necesita cada habitación.

• 1Toca la tarjeta de la habitación para abrir su panel de reserva.
• 2En Estado de la Reserva, toca el nuevo estado: C/I, C/O, S/O o D/O.
• 3La tarjeta se actualiza al instante — la insignia en el tablero cambia en tiempo real para todo el equipo.

Actualización Masiva de Reservas

Cuando necesites actualizar varias habitaciones a la vez — por ejemplo, cambiar varias habitaciones S/O a C/O después de un checkout grupal — usa el selector masivo en lugar de tocar cada tarjeta individualmente.

• 1Toca la casilla en la esquina superior izquierda de cada tarjeta de habitación que quieras actualizar. Puedes seleccionar tantas como necesites.
• 2La barra de acción flotante aparece en la parte inferior de la pantalla en cuanto se selecciona una habitación.
• 3Toca Establecer Estado de Reserva y elige el nuevo estado (C/I, C/O, S/O o D/O).
• 4Todas las habitaciones seleccionadas se actualizan al instante.

Iniciar Sesión

Abre qboard.smallhospitality.com en tu teléfono o computadora.

• 1Ingresa el Código de Propiedad que te dio tu gerente (ejemplo: SH-1357).
• 2Ingresa tu número de PIN personal.
• 3Toca Iniciar Sesión. Verás el tablero completo con la Barra de Resumen del Personal, casillas de selección masiva en cada tarjeta y el menú de tres puntos en cada tarjeta.

Configuración Matutina — Establecer Habitaciones De Salida

Cada mañana a la 1:00 AM, QBoard se reinicia automáticamente. Todas las habitaciones donde un huésped hizo check-in (C/I) la noche anterior cambian a S/O (De Estadía). Esto significa que QBoard comienza cada día asumiendo que toda habitación ocupada se queda otra noche.

Tu primera tarea de la mañana es cruzar tu reporte de salidas del PMS y actualizar de S/O a D/O (De Salida) las habitaciones que realmente hacen check-out hoy. Esto le indica a tus camaristas qué habitaciones necesitan una limpieza completa en lugar de un servicio ligero de repaso.

• 1Saca tu reporte de salidas del PMS — esta es la lista de huéspedes que hacen check-out hoy.
• 2En el tablero de QBoard, usa las casillas para seleccionar todas las habitaciones de tu lista de salidas.
• 3En la barra flotante, toca Establecer Estado de Reserva y elige D/O. También actualiza cualquier habitación S/O donde el huésped haya solicitado específicamente servicio.
• 4Ahora asigna habitaciones a tus camaristas — usa las casillas para seleccionar habitaciones y toca Asignar Habitaciones A en la barra flotante. Consulta Asignar Habitaciones para ver los pasos completos.
• 5Una vez asignadas, cada camarista ve sus tarjetas en su teléfono — las habitaciones S/O se muestran como servicio de repaso, las D/O como limpieza completa. Las habitaciones no asignadas a ellas no aparecerán en su pantalla.

Barra de Resumen del Personal

En la parte superior de tu tablero, sobre los filtros, ves un resumen en vivo de cada camarista en turno:

• Nombre de la camarista
• Cuántas habitaciones tiene asignadas
• Cuántas están completadas
• Su actividad actual (limpiando, detenida, inactiva)

Esto te da una vista a nivel de piso del progreso de tu equipo sin recorrer cada pasillo.

Temporizador de la Tarjeta

Cuando una camarista toca Iniciar Limpieza, un temporizador comienza en su tarjeta — visible para ti en el tablero en tiempo real. El temporizador muestra cuánto tiempo lleva esa habitación en progreso.

Usa el temporizador para identificar habitaciones que llevan un tiempo inusualmente largo en progreso, para que puedas consultar con tu camarista antes de que se convierta en un problema.

Asignar Habitaciones a las Camaristas

Cada tarjeta tiene una casilla en la esquina superior izquierda. Úsalas para seleccionar habitaciones y luego usa la barra flotante en la parte inferior para asignarlas.

• 1Toca la casilla en cada habitación que quieras asignar. Puedes seleccionar tantas como necesites.
• 2La barra de acción flotante aparece en la parte inferior de la pantalla en cuanto se selecciona una habitación.
• 3Toca Asignar Habitaciones A y selecciona la camarista de la lista.
• 4Las habitaciones se asignan al instante — aparecen de inmediato en la pantalla de esa camarista.

Habitaciones Sin Asignar

Al inicio de cada turno, todas las habitaciones muestran Sin Asignar en la parte inferior de su tarjeta. Esto significa que aún no se ha asignado ninguna camarista a esa habitación — no aparecerá en la pantalla de ninguna camarista hasta que la asignes.

El mensaje en la parte superior del tablero dice "No hay habitaciones asignadas al personal actualmente" hasta que se asigne al menos una habitación. Esta es tu señal para comenzar la configuración matutina.

Inspeccionar una Habitación

Cuando una camarista completa la limpieza, la cinta de su habitación se pone azul. Esa es tu señal para inspeccionar.

• 1Encuentra una habitación con la cinta CLEAN (Limpia) en el tablero.
• 2Toca el botón de tres puntos (⋮) en la tarjeta para abrir el panel de la habitación.
• 3En Inspección, toca Inspección Iniciada.
• 4Recorre la habitación. Revisa la ropa de cama, las amenidades y los accesorios.
• 5Toca Inspección Completada si la habitación aprueba. La tarjeta se pone completamente verde — INSPECTED (Inspeccionada).

Acciones Masivas

Selecciona varias habitaciones usando las casillas en la esquina superior izquierda de cada tarjeta y luego usa la barra flotante en la parte inferior para actuar sobre todas a la vez.

Ventana de anulación por conflicto

Cuando una acción masiva entra en conflicto con algunas habitaciones (por ejemplo, intentas establecer como Limpia una habitación que ya está Inspeccionada), aparece una ventana de conflicto antes de que se cambie algo. Enumera cada habitación con conflicto y te da dos opciones:

• Omitir estas habitaciones — aplica la acción solo a las habitaciones sin conflicto, dejando intactas las que tienen conflicto.
• Anular todo — aplica la acción a todas las habitaciones seleccionadas, incluidas las que tienen conflicto. Todas las anulaciones quedan registradas con tu nombre, una marca de tiempo y marcadas como anulación en el reporte diario.

Anular el Estado de una Sola Habitación

Puedes establecer manualmente cualquier habitación en cualquier estado directamente desde el panel de la habitación. Esto es útil cuando el estado de una habitación no coincide con la realidad — por ejemplo, una habitación marcada como Inspeccionada que necesita volver a limpiarse.

• 1Toca los tres puntos (⋮) en la tarjeta.
• 2En Anulación Manual de Estado, elige el estado correcto.
• 3Confirma el cambio. La tarjeta se actualiza de inmediato y la anulación queda registrada con tu nombre y una marca de tiempo.

Imprimir el Tablero de Camaristas

Puedes imprimir una copia física del tablero de limpieza en cualquier momento — útil para propiedades que entregan asignaciones en papel a las camaristas al inicio del turno.

• 1Toca Reportes en la barra de navegación superior.
• 2Selecciona la pestaña Tablero de Camaristas.
• 3Elige tu opción de impresión:

Incluir habitaciones sin asignar: Una casilla sobre los botones de impresión (marcada por defecto) controla si las habitaciones sin asignar aparecen en la impresión. Desmárcala para imprimir solo las habitaciones que ya han sido asignadas a una camarista.

Registro de Actividad de la Habitación

Cada acción realizada en una habitación queda registrada — quién la hizo, qué hizo y exactamente cuándo.

• 1Toca los tres puntos (⋮) en cualquier tarjeta.
• 2Desplázate hasta la parte inferior del panel para encontrar el Registro de Actividad.
• 3El registro muestra cada cambio de estado, anulación, asignación y nota de esa habitación — las entradas más recientes aparecen primero.

Iniciar Sesión

Los gerentes inician sesión con un correo electrónico y contraseña, no con un PIN.

• 1Ve a qboard.smallhospitality.com.
• 2Ingresa tu Código de Propiedad.
• 3Toca "¿Administrador de la propiedad? Iniciar sesión con correo" en la parte inferior de la pantalla.
• 4Ingresa tu correo electrónico y contraseña, luego toca Iniciar Sesión.

Herramientas de Supervisor

Los gerentes tienen todos los permisos de supervisor — asignar habitaciones, inspeccionar, selección masiva con anulación de conflictos, anular estado, agregar y resolver notas, y ver el registro de actividad. Consulta la sección Supervisor de Limpieza para la guía completa de cada una de estas funciones.

Filtros

Dos menús desplegables de filtro están sobre la cuadrícula de habitaciones. Úsalos para reducir el tablero exactamente a las habitaciones que necesitas.

Los filtros se combinan — Piso 2 + Sucia muestra solo las habitaciones sucias del segundo piso. Toca Borrar Filtros para restablecer ambos a la vez.

Habitaciones Fuera de Servicio

Solo los gerentes pueden marcar una habitación como Fuera de Servicio. Úsalo cuando una habitación tiene un problema de mantenimiento que la hace no disponible para huéspedes.

• 1Toca los tres puntos (⋮) en la tarjeta de la habitación.
• 2En Anulación Manual de Estado, selecciona Fuera de Servicio.
• 3Confirma. La tarjeta se pone muy oscura y la habitación se retira de la cola activa de limpieza.

Para quitar el estado Fuera de Servicio de una habitación, abre el panel nuevamente y anula el estado de vuelta a Sucia o al estado actual correcto.

Reiniciar una Habitación

Reiniciar Habitación devuelve una habitación a un estado completamente limpio. Úsalo cuando el estado de una habitación es incorrecto y necesita empezar de nuevo, o cuando se necesitan correcciones a mitad del día.

Qué borra Reiniciar Habitación:

• Estado de reserva → se establece en C/O (Check Out)
• Estado de limpieza → se establece en Sucia
• Asignación de personal → se borra
• Notas → se borran
• Todo el progreso de limpieza y las marcas de tiempo → se borran

• 1Toca los tres puntos (⋮) en la tarjeta de la habitación.
• 2Desplázate hasta la sección Utilidades en la parte inferior del panel.
• 3Toca Reiniciar Habitación (se muestra en rojo).
• 4Lee la confirmación y toca Confirmar para continuar. Esto no se puede deshacer.

Reportes

Toca Reportes en la barra de navegación superior para abrir la pantalla de reportes. Los reportes te dan un registro completo de la actividad de cada habitación para cualquier día seleccionado.

Panel de Administración — Configuración de la Propiedad

Toca Administrador en la barra de navegación superior para abrir el Panel de Administración de Propiedad. Gerente es el rol más alto en QBoard — no hay una cuenta separada de super-administrador. El panel tiene tres secciones:

1. Información de la Propiedad

Muestra el nombre de tu propiedad, el código de propiedad y la zona horaria. Estos campos se establecen durante la incorporación y son de solo lectura dentro de QBoard. La zona horaria controla cuándo se ejecuta el reinicio de medianoche a la 1:00 AM cada noche. Para actualizar el nombre de tu propiedad o la zona horaria después de la incorporación, contacta al soporte de Small Hospitality.

2. Configuración de Habitaciones

Agrega, edita o elimina habitaciones de tu propiedad. Cada habitación tiene tres campos:

• Número o Rango de Habitaciones — ingresa un solo número de habitación (por ejemplo, 205) o un rango (por ejemplo, 101-110) para agregar varias habitaciones a la vez. Todas las habitaciones del rango se crearán con el mismo tipo y piso/sección.
• Tipo — tipo de cama que se muestra debajo del número de habitación en cada tarjeta: King, Queen, Double o Suite
• Piso / Sección — se usa en el filtro de piso del tablero. Ingresa un número (2) para un piso, o una etiqueta (Ala Norte, Lado de la Piscina) para una sección de la propiedad. Lo que ingreses aquí se convierte en una opción de filtro en el tablero.

• 1Ingresa el número de habitación o rango (101-110), selecciona el tipo e ingresa el nombre del piso o sección.
• 2Toca Agregar Habitación(es). Todas las habitaciones aparecen en el tablero de inmediato.
• 3Para editar el tipo o piso/sección de una habitación, toca el ícono de editar en esa fila de la tabla.
• 4Para eliminar una habitación, toca el ícono de eliminar. Esto es permanente y no se puede deshacer.

3. Gestión de Personal

Agrega, edita roles o elimina miembros del personal. Cada cuenta de personal tiene:

• Nombre — se muestra en el tablero y en los reportes
• Rol — Camarista, Recepción, Supervisor de Limpieza o Gerente de Limpieza/Administrador
• PIN de 4 dígitos — lo que el miembro del personal ingresa para iniciar sesión. Las cuentas de gerente creadas aquí inician sesión con PIN, no con correo.

• 1Completa el nombre, selecciona un rol e ingresa un PIN de 4 dígitos en los campos de Agregar Personal.
• 2Toca Agregar Personal. La cuenta está activa de inmediato.
• 3Para cambiar el rol de un miembro del personal, toca el ícono de editar en su tarjeta y selecciona el nuevo rol.
• 4Para restablecer el PIN de un miembro del personal, toca el ícono de editar en su tarjeta, ingresa el nuevo PIN de 4 dígitos y guarda. Podrán usar el nuevo PIN de inmediato.
• 5Para eliminar a un miembro del personal, toca el ícono de eliminar en su tarjeta. Su actividad pasada permanece en los reportes.

Retención de Datos y Depuración

QBoard mantiene un historial continuo de 30 días de actividad. Después de eso, comienza un proceso de depuración.

Qué Son las Notas

Las notas permiten que cualquier persona del equipo adjunte un recordatorio o instrucción de texto a una habitación específica — almohadas adicionales necesarias, seguimiento de mantenimiento, una solicitud de huésped VIP. Las notas aparecen como un ícono en la tarjeta de la habitación y en el panel de la habitación para que todos las vean.

Cualquier rol puede agregar una nota. Los supervisores y gerentes pueden resolver notas. Las notas no se borran a medianoche — persisten hasta que se resuelvan manualmente o hasta que un gerente reinicie la habitación.

Agregar una Nota

• 1Toca los tres puntos (⋮) en la tarjeta de la habitación para abrir el panel. (Camaristas: toquen el ícono de bloc de notas en su tarjeta.)
• 2Busca la sección Notas y toca Agregar Nota.
• 3Escribe tu nota y guarda. Aparece un ícono de bloc de notas en la tarjeta para indicar una nota activa.

Estados del Ícono de Notas en la Tarjeta

Ícono	Significado
—	Sin notas en esta habitación
	La habitación tiene notas — todas sin resolver
✓	La habitación tiene notas — algunas resueltas, otras aún abiertas
✓	La habitación tiene notas — todas resueltas

Resolver Notas

Los supervisores y gerentes pueden marcar una nota como resuelta una vez que se ha atendido la solicitud o el problema.

• 1Toca los tres puntos (⋮) en la tarjeta para abrir el panel de la habitación.
• 2Busca la nota y toca Resolver.
• 3La nota se mantiene en el registro de actividad pero ya no se muestra como activa en la tarjeta.